公司還沒買企業版 AI？至少先把「這個開關」關掉
很多台灣中小企業現在都處於同一個狀態：公司還沒採購企業版 AI，也沒有明確規範，但員工早就自己註冊了 ChatGPT、Claude 或 Gemini，每天把公司資料貼進去請 AI 整理。老闆沒辦法知道這些公司機密最後去了哪裡。
導入企業方案當然最安全，但在那之前，最快、零成本的自保方式是：請所有人把個人帳號裡「拿對話去訓練 AI 模型」的開關關掉。
這雖然不能解決所有資安問題，但能立刻擋掉最常見的外洩風險。在公司正式導入企業版之前，建議先落實這三件事：
- 關掉訓練開關：請員工把個人帳號的模型訓練設定關閉。
- 畫出紅線：明訂哪些資料絕對不能貼，例如客戶個資、未公開財報、系統密碼與 API 金鑰。
- 先替換敏感字眼：真的需要請 AI 處理敏感文件時，先把客戶名稱、真實金額換成「A 公司」、「數字 X」等代號（去識別化）。
先釐清：關掉訓練，不等於資料「完全消失」
動手設定前，我們要先打破一個迷思：很多人以為關掉訓練開關，對話就不會留在廠商那裡。其實「訓練」、「保存」和「人工抽查」是三件不同的事：
| 你擔心的風險 | 實際發生什麼事 | 關掉訓練開關能解決嗎？ |
|---|---|---|
| 被拿去訓練 | 你的對話變成下一代 AI 模型的學習教材 | 可以。 這正是這個開關在管的事。 |
| 被系統保存 | 對話紀錄留在 AI 廠商的伺服器上一段時間 | 部分解決。 保存時間會大幅縮短，但不會立刻歸零。 |
| 被真人看到 | 廠商為了檢查品質或安全，抽樣交給人工檢視 | 看廠商。 例如 Gemini 個人版關掉後，未來的對話就不會再被人工抽查。 |
此外，三家平台還有兩個共通的隱藏規則：
- 千萬別順手「按讚」或「倒讚」：只要你對 AI 的回答按下評分回饋，三家廠商都會把那段對話存下來分析，而且保存時間比一般對話更久。處理公司資料時，請忍住不要按。
- 已經餵給 AI 的收不回來：更改設定只會保護「未來」的對話，過去已經被拿去訓練的資料無法撤回，所以越早關掉越好。
1. Claude 個人版（Free／Pro／Max）：關閉 "Help improve Claude"
Anthropic 從 2025 年下半年開始，改讓個人版用戶自己選擇是否提供對話給 AI 訓練。當時系統跳出通知視窗時，很多人沒細看就直接按了「接受（Accept）」，導致訓練開關預設是開著的，建議現在回頭檢查一次。
設定步驟（電腦／網頁版）
- 點擊左下角的「頭像或名字」，進入 Settings（設定）。
- 切換到 Privacy（隱私） 頁面。
- 找到 Help improve Claude，將開關切換為關閉。
關掉後的差別
- 開啟時：對話可能被拿去訓練 AI，在後台最長保存 5 年。
- 關閉後：對話不會用於訓練，但仍會留在你的左側歷史紀錄中方便查看；當你手動刪除對話後，系統會在 30 天內從後台徹底清除。
進階保護：善用「無痕對話（Incognito）」與檢查分享連結
- 無痕對話：開新對話時點擊右上角的「無痕（眼鏡）圖示」。無痕對話不會留在歷史紀錄裡，且就算你沒關訓練開關，無痕對話也絕對不會被拿去訓練。
- 檢查公開連結：在 Privacy 頁面裡有一個 Shared chats（分享的對話） 選項，建議順手點進去，把以前測試或分享給別人看過的對話連結刪掉。
官方來源：
2. ChatGPT 個人版（Free／Plus／Pro）：關閉 "Improve the model for everyone"
ChatGPT 個人版預設會將你的對話拿去訓練模型。好消息是，把訓練開關關掉後，你的歷史對話紀錄依然會保留，完全不影響日常工作的方便性。
設定步驟
- 點擊左下角（或右上角）的「頭像」，進入 Settings（設定）。
- 選擇 Data Controls（資料控制）。
- 點開 Improve the model for everyone（為所有人改善模型），將它關閉。
進階保護：暫時對話（Temporary Chat）與記憶清理
- 暫時對話：處理一次性機密文件（例如請 AI 修改合約條款）時，建議在新對話畫面上方開啟「暫時對話（Temporary Chat）」。這種對話不會留在歷史紀錄、不會用於訓練，並會在 30 天後從 OpenAI 系統徹底刪除。
- 清理記憶（Memory）：ChatGPT 有個「記憶功能」，會自動記住你在對話中提過的背景（例如你的公司名稱、客戶輪廓、專案代號），並在未來的對話中自動套用。建議到 Settings → Personalization（個人化）→ Manage Memory（管理記憶），把涉及公司機密的記憶手動刪除，或直接關閉記憶功能。
官方來源：
3. Gemini 個人版：關閉「保留活動記錄（Keep Activity）」
Gemini 是三家裡面最需要特別留意的。
個人版 Gemini 預設不僅會把對話拿去改善 Google 服務，還會抽樣交給真人審查員檢視。更關鍵的是：一旦某段對話被抽樣審查過，就會在去識別化後獨立保存最長 3 年，就算你事後手動刪除對話紀錄也刪不掉。連 Google 都在官方隱私聲明中直接寫明：「請勿在 Gemini 中輸入機密資訊。」
設定步驟
- 在 Gemini 畫面左下角點擊「設定与說明（齒輪圖示）」（手機版請點右上角頭像），進入 活動記錄（Gemini Apps Activity）。
- 點擊上方的「保留活動記錄（Keep Activity）」按鈕，選擇「關閉（Turn off）」或「關閉並刪除活動記錄（Turn off and delete activity）」。
關掉前要先知道的代價 Claude 和 ChatGPT 可以做到「保留歷史紀錄，但不要拿去訓練」；但 Gemini 把「模型訓練」和「新對話紀錄」綁在同一個開關上。一旦關閉活動記錄，接下來的新對話就不會被存進側邊欄的歷史紀錄中（或自動切換為暫時對話模式），且後台仍會保留對話 72 小時以維持系統運作與防範濫用。
最容易踩的坑：你看清楚右上角是哪個帳號了嗎？ 如果公司原本就有買 Google Workspace（公司信箱），員工用「公司帳號」登入 Gemini 時，預設就受企業級條款保護——不會被拿去訓練模型，也不會有真人抽查。 但最常發生的狀況是：員工的瀏覽器同時登入了私人 Gmail與公司信箱，切分頁時沒注意，就不小心在私人 Gmail 的 Gemini 視窗裡貼上了公司機密。打開 Gemini 前，請務必先看一眼右上角的頭像。
官方來源：
懶人包：三大 AI 個人版隱私設定一覽表
簡單總結：Claude 和 ChatGPT 關掉開關後還能照常保留歷史對話；Gemini 則是把訓練開關與新對話紀錄綁在一起，且個人版預設有真人抽樣審查。
| 比較項目 | Claude 個人版 | ChatGPT 個人版 | Gemini 個人版 |
|---|---|---|---|
| 預設會拿去訓練嗎？ | 會（若更新條款時直接按接受） | 會 | 會 |
| 要關掉哪個開關？ | Settings → Privacy → 關閉 Help improve Claude | Settings → Data Controls → 關閉 Improve the model for everyone | Gemini 應用程式活動記錄 → 關閉 保留活動記錄 (Keep Activity) |
| 關掉後還會留新對話紀錄嗎？ | 會保留 | 會保留 | 不保留新紀錄 |
| 關掉後的後台保存時間 | 留在你的紀錄中；手動刪除後 30 天內從後台徹底清除 | 留在你的紀錄中；手動刪除後 30 天內從後台徹底清除 | 不留歷史紀錄，後台僅暫存 72 小時 |
| 真人抽樣審查 | 僅在觸發安全機制或違規調查時可能調閱 | 僅在觸發安全機制或違規調查時可能調閱 | 個人版有常規人工抽查，被抽查的對話最長保存 3 年 |
| 處理單次敏感內容怎麼做？ | 開啟「無痕對話 (Incognito)」 | 開啟「暫時對話 (Temporary Chat)」 | 關閉活動記錄，或使用「暫時對話」 |
(註：以上資訊以 2026 年 10 月各家官方說明頁面為準。AI 平台介面更新頻繁，按鈕名稱與位置可能隨時微調。)
關掉開關只是止血：個人帳號管不到的 3 個問題
請員工把開關關掉，能幫公司擋掉內部資料變成 AI 訓練教材的風險。但站在企業經營與治理的角度，只要員工還在使用個人帳號處理公務，就有三個問題是靠設定解決不了的：
- 你無法確認每個人都關了：設定權限在員工的私人帳號裡，公司看不到後台，也無法強制鎖定。
- 員工離職，公司資產跟著被帶走：帳號是員工私人的，裡面累積的報價邏輯、客戶問答、專案討論，員工離職時公司一筆都拿不回來。
- 發生資安事件時無從查起：沒有企業管理後台，就沒有任何使用紀錄（Audit Logs）可供稽核。
這三件事，才是企業版方案（Claude Team／Enterprise、ChatGPT Team／Enterprise、Google Workspace）真正幫老闆解決的痛點。企業版不僅預設不拿資料訓練模型，更是白紙黑字寫在服務合約裡的法律承諾，而不是交給員工自己決定要不要按的一個開關。
在公司正式評估導入企業版之前，今天至少可以先做兩件事：把這篇文章轉貼到公司群組，請大家花 5 分鐘把開關關掉；同時宣布一條簡單的底線——客戶個資、未公開財務數字、系統密碼與金鑰，一律不准貼進個人版 AI。